Ochrana osobných údajov

OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV

podľa nového nariadenia EÚ č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov  v znení platnom a účinnom od 25.5.2018

V súlade s platnými predpismi o ochrane osobných údajov je PT GAS spol. s r. o. správcom osobných údajov existujúcich, bývalých alebo potenciálnych zákazníkov, ktoré sú vytvárané ako súčasť našich služieb alebo predaja tovaru. Zároveň sa v rámci svojho obchodného styku zaväzujeme zachovávať ich súkromie a ochranu. Ako správca údajov určujeme cieľ a spôsob ich spracovania a implementuje príslušné technické a organizačné opatrenia na zabezpečenie ich ochrany pred zneužitím v súlade s platnými predpismi.

V maximálnej miere poskytuje služby v prospech zákazníkov, a preto je našim cieľom umožniť Vám kontrolovať spôsob používania Vašich osobných údajov.

Ochrana súkromia vyplývajúca z nášho obchodného vzťahu spočíva v nasledujúcich skutočnostiach:

  • Osobné údaje sú spracúvané v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov v znení neskorších predpisov.
  • PT GAS spol. s r. o. neposkytuje osobné údaje kupujúceho tretej osobe, okrem štátnym orgánom v prípade kontroly, prípadne sprostredkovateľovi a to na základe vzájomnej zmluvy uzatvorenej podľa Zákona č. 18/2018 Z.z. podľa Zákona č. 18/2018 Z.z.
  • Zabezpečujeme Vaše osobné údaje pred ich sprístupnením neoprávneným osobám, prijatím vhodných technických a organizačných opatrení. Taktiež všetci zamestnanci prevádzkovateľa sú povinní dodržiavať mlčanlivosť vo vzťahu k osobným údajom.
  • Dotknutá osoba má práva vymedzené v zmysle ust. § 19 a nasl. Zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v znení platných noviel a to konkrétne:
      1. právo na informácie, ktoré je plnená týmto obsahom a obchodnými podmienkami,
      2. právo požadovať prístup k osobným údajom týkajúcich sa dotknutej osoby – § 21 Zákona spočíva vo Vašom práve dožadovať sa akým spôsobom a na aké účely sú Vaše údaje spracúvane, pričom túto požiadavku môžete adresovať na kontaktný e-mail.,
      3. právo na opravu osobných údajov – § 22 Zákona Vám umožňuje opraviť osobné údaje ak sú neaktuálne,
      4. právo na vymazanie osobných údajov – § 23 Zákona využijete v prípade ak nemáte záujem, aby prevádzkovateľ ďalej spracúval osobné údaje,
      5. právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov – § 24 Zákona uplatníte v prípade ak sa domnievate, že osobné údaje boli spracúvané v rozpore so zákonom,
      6. právo namietať spracovanie osobných údajov – § 27 Zákona,
      7. právo na prenosnosť osobných údajov,
      8. právo podať podnet na dozorný orgán vo vzťahu k spracúvaným osobným údajov.

PT GAS spol. s r. o. od kupujúceho získava nasledovné osobné údaje.

Osobné údaje obchodného partnera

Vaše osobné údaje používané v rámci obchodno-právneho vzťahu obsahujú všetky informácie o Vás, resp. Vašej firme na základe, ktorých je možno Vás presne identifikovať. Pre účely obchodného vzťahu evidujeme a zhromažďujeme nasledujúce osobné údaje:

  • Názov firmy, fakturačná adresa, meno a priezvisko kontaktnej osoby, telefonický a e-mailový kontakt, dodacia adresa, prípadne súradnice GPS, údaje o bankovom spojení.
  • Pri fyzických osobách/živnostníkoch: titul, meno, priezvisko, adresa, adresa fakturačná adresa, prípadne dodacia ak je iná ako fakturačná, telefónne číslo, e-mailová adresa, ktoré sú spracúvané za účelom korektného vybavenia Vašej objednávky, resp. zásobovania.
  • Kupujúci je zodpovedný za technický stav svojich tlakových nádob (plynové fľaše) poskytnutých na naplnenie firme PT GAS spol. s r. o.. Osoba poverená kupujúcim, zodpovedá za odovzdanie a príjem tovaru predávajúceho. Za týmto účelom evidujeme meno, priezvisko a číslo občianskeho preukazu zodpovednej osoby.
  • Kupujúci berie na vedomie a súhlasí s tým, že predávajúci je v priebehu trvania zmluvného vzťahu oprávnený spracúvať a používať tieto osobné údaje klienta za účelom evidencie klientov a predkladania ponúk a zmlúv v súlade s právnym poriadkom Slovenskej republiky podľa nariadenia EÚ č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení platnom a účinnom od 25.5.2018

Ďalšie typy zhromažďujúcich údajov:

  • Informácie o bankovom účte a všetky zmeny týkajúce sa ho, za účelom platobného styku,
  • Informácie, ktoré poskytujete obchodným zástupcom pri obchodnom jednaní,
  • Informácie, ktoré poskytujete za účelom získania našich tovarov a služieb,
  • Informácie súvisiace s predmetom podnikania, t. j. používanie našich služieb, kúpe našich produktov, objednávky tovaru a služieb prostredníctvom e-mailovej komunikácie či na základe telefonického rozhovoru, alebo prostredníctvom tretích strán, ktoré sme na to splnomocnili (oblastné sklady).

Tieto osobné údaje sú uchovávané po dobu 10 rokov pre účely archivácie. V rámci vybavenia objednávky dochádza k spracúvaniu osobných údajov za účelom vystavenia faktúr, vystavenia skladových (dodacích) listov, príjmový pokladničný doklad, zabezpečenia dopravy ako aj účtovania v účtovníctve, či evidencie v rámci skladového hospodárstva.

Všetky Vaše údaje získané počas platnosti podpísanej zmluvy prostredníctvom telefonického rozhovoru, e-mailovej či písomnej komunikácie sú spracované a chránené v súlade s novým nariadením. Počas platnosti kúpnej zmluvy má zákazník právo a povinnosť nahlásiť zmeny týkajúce sa osobných údajov.

Od zákazníkov nežiadame a ani nezhromažďujeme osobné údaje o maloletých mladších ako 16 rokov.

Dôvody zhromažďovania osobných údajov

Informácie a údaje zhromažďujeme a spracovávame pre potreby podnikania a zabezpečenia bezpečnostných opatrení pri manipulácii s tlakovými nádobami. Žiadame od zákazníkov len tie osobné údaje, ktoré sú relevantné a nevyhnutné z hľadiska účelov, na ktoré sa spracovávajú.

Zároveň sú osobné údaje zákazníka zhromažďované  aj na plnenie našich zákonných  alebo zmluvných povinností , a okrem iného na ochranu a plnenia našich záujmov, t. j.  právnych nárokov voči zákazníkom a/alebo tretím stranám a sporov s nimi.

Predzmluvné kroky predstavujú aktivity vykonávané prostredníctvom našich obchodných zástupcov pri prezentácií našej ponuky v rozsahu služieb a produktov, si vyžadujú zhromažďovať osobné údaje s cieľom naplnenia zákazníckych očakávaní.

Poskytnutie osobných údajov je potrebné a nevyhnutné pre uzavretie a plnenie rámcovej kúpnej zmluvy, či samotného predaja. Ak nebudú poskytnuté osobné údaje nevyhnutné na vytvorenie kúpnej zmluvy, firma PT GAS spol. s r. o. nebude môcť vyhovieť požiadavkám zákazníka, dodať objednané služby alebo zrealizovať objednané služby.

Dôvody spracovania osobných údajov:

  • Plnenie povinností vyplývajúce z našej obchodnej činnosti (predaj produktov a poskytovanie služieb).
  • Zabezpečenie platobného styku.
  • Ponuka tovarov a služieb, ktoré sú v súlade s potrebami zákazníka.
  • Analytické a štatistické spracovanie údajov, plánovanie obchodných a logistických činností.
  • Zjednodušenie plnenia objednávok, plánovanie trás a prognózy dopytu.
  • Plnenie našich zákonne stanovených povinností a požiadaviek.
  • Spracovanie akýchkoľvek právnych sporov so zákazníkmi alebo tretími stranami, v ktorých sú používané osobné údaje zákazníkov.
  • Vykonávanie účtovných a štatistických úkonov.
  • Plnenie požiadaviek voči zákazníkom a dodávateľom.

Všetky údaje zákazníkov sú používané výlučne len pre potreby vyplývajúce z kúpnej zmluvy alebo obchodného styku.

Neposkytujeme osobné údaje o zákazníkoch tretím stranám bez predchádzajúceho súhlasu. Zákazník má právo nás informovať o tom, že nesúhlasí s kontaktom z našej strany pre akékoľvek ďalšie účely  po predchádzajúcom udelení tohto súhlasu.

Osobné údaje zákazníka môžu byť poskytnuté nasledujúcim príjemcom:

  • Interní zamestnanci: obchodní manažéri, skladoví pracovníci, účtovné a finančné oddelenie, vodiči zabezpečujúci dodávku tovarov priamo ku zákazníkom.
  • Tretie strany, t. j. sprostredkovatelia predaja (oblastné sklady) s ktorými sme uzavreli obchodný vzťah, za účelom plnenia zmluvy a umožnenia dodávať naše produkty po celom území Slovenska. Subjekty generujúce potenciálnych klientov, archivácie na internete, subjekty poskytujúce služby v oblasti výskumu a štatistických analýz, subjekty poskytujúce služby údržby externých subjektov, servis softvéru a uchovanie údajov, banky, ako aj v prípade sporov, vyšetrovatelia, právni poradcovia, agentúry na vymazávanie pohľadávok, exekútori, dlžníci a právnici ako aj účastníci sporov.

Žiadnym iným osobám neposkytujeme prístup k Vašim osobným údajom  okrem prípadov, keď to vyžaduje alebo je povolené podľa platných zákonov alebo v súlade s našimi pravidlami ochrany osobných údajov.

Prípady, kedy môžeme zverejniť osobné údaje zákazníka iným tretím stranám:

  • Dodržiavanie zákonných požiadaviek alebo odpovede na povinný právny proces (napr. povolenie na prehliadku alebo súdny rozkaz).
  • Informácie vydané regulačným orgánom alebo iným subjektom pre právne účely.
  • Overenie alebo presadzovanie súladu s pravidlami dodržiavania bezpečnostných opatrení pri manipulácií s tlakovými nádobami.
  • Ochranu práv, majetku alebo bezpečnosti firmy PT GAS spol. s r. o. alebo ktorejkoľvek z našich prepojených subjektov, obchodných partnerov alebo zákazníkov pre akýkoľvek iný účel, ktorý je v záujme našom a v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov.

Osobné údaje zákazníka môžeme postúpiť iným obchodným subjektom v súvislosti s predajom, postúpením, zlúčením alebo iným prevodom celého podniku PT GAS spol. s r. o. alebo jeho časti k takému hospodárskemu subjektu.

Ak vznikne nutnosť poskytnúť osobné údaje zákazníka tretím stranám, obmedzíme ich povahu a kategórie len na tie, ktoré sú potrebné na splnenie zmluvných záväzkov voči zákazníkom alebo voči zákonným požiadavkám.

Spôsob ochrany osobných údajov:

  • Zmluvné zabezpečenie limitov spracovania osobných údajov internými zamestnancami. Pravidelné školenia zamestnancov v oblasti ochrany osobných údajov podľa platnej legislatívy.
  • Vhodné technické, fyzické a administratívne opatrenia zabezpečenia osobných údajov pred predvídateľnými rizikami (neoprávnený prístup, zverejnenie, zničenie alebo úprava údajov).
  • Robíme všetko pre to, aby sme zabezpečili maximálnu ochranu uchovania zhromaždených informácií v bezpečnom operačnom prostredí neprístupnom neoprávneným osobám, nie sme však schopní zabezpečiť ich úplnú bezpečnosť. Vzhľadom na to uchovávame len nevyhnutné osobné údaje potrebné pre podnikateľské účely. Nerealizujeme ani nearchivujeme kópie identifikačných preukazov (pas, občiansky preukaz, vodičský preukaz).
  • Spolupracujeme s tretími stranami, ktoré rešpektujú právo na súkromie a obmedzujeme ich prístup len k tým osobným údajom, ktoré sú potrebné pre plnenie ich povinností. Výmena informácia prebieha pomocou bezpečnostných protokolov, zabezpečujúca vysokú úroveň bezpečnosti osobných údajov.

Doba uchovávania osobných údajov:

  • Rámcové kúpne zmluvy sa aktualizujú každý rok. Predchádzajúca neplatná sa skartuje. Zhromaždené údaje, osobné údaje súvisiace s používaním našich služieb a kúpy tovaru uchovávame počas celého trvania obchodného vzťahu so zákazníkom.
  • Osobné údaje slúžiace pre potreby účtovníctva (faktúry) sa archivujú dostupnými cestami pravidelne elektronicky, fyzicky legislatívne určeného obdobia plus jeden dodatočný rok po ukončení obchodnej spolupráce kvôli zákonným, auditným a daňovým požiadavkám. Po uplynutí tohto obdobia sú osobné údaje súvisiace s účtom zákazníka a používaním služieb odstraňované alebo podliehajú anonymite v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov.

Práva zákazníka

  • Prístup k osobným údajom zákazníka
  • Úpravu existujúcich osobných údajov
  • Vymazanie osobných údajov s výhradou iných právnych alebo zmluvných záväzkov
  • Prenos osobných údajov
  • Namietať proti spracovaniu osobných údajov alebo obmedziť ich presnosť, s výhradou ich odstránenia alebo použitia či obhajovania zákonných práv zákazníka.

V prípade reklamácií ohľadne zaobchádzania s Vašimi osobnými údajmi, nahlasovanie zmien, vymazanie prosím kontaktujte nás prostredníctvom e-mailu info@ptgas.sk.